英語のメールの書き方!【ビジネスで使えるテンプレート付き】

忍者
英語でメールを書きたいのですが、毎回どうしても時間がかかってしまいます。
uzla
たしかに慣れていないと言葉遣いや表現に悩むことが多いかもしれませんね。でも、書き方と注意点さえ押さえておけば英語でもビジネスで通用するメールが書けるようになります。

英文のメールは慣れないと時間がかかってしまいますが、英語が得意でなくても慣れてしまえば意外と簡単に書けてしまいます。

今回は特にビジネスシーンで使える英語のメールの書き方のルールや、テンプレーををご紹介していきます。

この記事のライター

uzla

東京の大手ICT企業の海外プロジェクトのPMを担当し、グローバルチームを率いました。幼少期を米カリフォルニアで過ごして以来、英語はもちろん多言語geek。日々、言葉の仕組みや文化的特色を発見しては感動しています。日常会話からビジネスシーンで使えるものまで実践的な英語を楽しくお伝えしていきます。

東京の大手ICT企業の海外プロジェクトのPMを担当し、グローバルチームを率いました。幼少期を米カリフォルニアで過ごして以来、英語はもちろん多言語geek。日々、言葉の仕組みや文化的特色を発見しては感動しています。日常会話からビジネスシーンで使えるものまで実践的な英語を楽しくお伝えしていきます。

ビジネスで使える!英語のメール構成と書き方

ビジネスの世界ではメールを使ったコミュニケーションは当たり前になっています。メールを送るたびに書き方で戸惑って時間をロスすることはなるべく避けたいですよね。

英語で書くビジネスメールの基本的な構成と書き方を身に付けてスムーズなやりとりを目指しましょう。

①宛先の書き方

まずはメールの宛名(誰に宛てて書いているのか)をはっきりさせる必要があります。

できるだけ個人を特定する

メールの宛名は個人名であることが理想的

送り先のメールアドレスが個人アドレスの場合はもちろんですが、そうでない場合でも、できるだけ事前に調べて用件に合った相手を指定することが望ましいです。

もちろん、名前のつづりには細心の注意が必要です。

Dear Mr./Msが基本

英語のメールでは次のような宛名の書き方が基本です。

Dear Mr.Pinol:(宛先が男性の場合)
ピノール様


Dear Ms.Mackenzie,(宛先が女性の場合)
マッケンジーさん

“Dear”には「親愛なる」という本来の意味がありますが、ビジネスメールでは丁寧さや敬意を表すという役割で一般的に使われています。

“Dear”のあとは句読点ではなくスペースを入れて相手の名前を書きます。

日本語では「〜様」「〜さん」「〜殿」など複数の呼称がありますが、英語では男性の場合は“Mr.”(“mister”の略)、女性の場合は“Ms.”を使うのが基本です。

女性の呼称には他に “Mrs.”(“Missus”の略・既婚女性の意味)や“Miss.”(Mistressの略・未婚女性の意味)がありますが、これを差別とみなす時代の流れもあり、現在はこの2語を合体させた“Ms.”を使うことが主流になっています。

:(コロン)と,(コンマ)の使い分け

上の例文では、宛名の後に“:”(コロン)を使っている場合と、“,”(コンマ)をつかっている場合がありますが、英文メールではどちらも正解です。

よりフォーマルなメールを書きたい場合は、コロンを使うことをおすすめします。

必ずどちらかを入れる必要がありますが、メールの用件や送り先に応じて使い分けましょう。

Dear以外を使った宛名の書き方

“Dear”はどんな相手にも使うことができるビジネスメールの基本の書き出しですが、その他にも次のような宛名の書き方ができます。

Hi Christopher,

Hello, Mr. Pinol:

Good morning, Ms. Mackenzie:

Happy Monday, everyone,(宛先がチームのメーリングリストなど複数ある場合)

メールは本来、リアルタイムのコミュニケーションを前提としていませんが、「呼びかける」という感覚でメールを書くにはおすすめです。

目上の人や面識の無い相手に対しても、“Hello+宛名”が失礼にあたることはありません。

また、“Hi”を使う場合は親しい仲であることが前提であるため、宛名はファーストネームのみを書くほうが自然かもしれません。

②本文

宛名が書けたら、改行をして本文を作ります。

基本的な構成を理解したら、自分のメールに必要と思う要素をピックアップして順序よくメールに組み込むことができるように練習してみましょう。

挨拶で始める

日本語メールでは「お世話になっております」や「お疲れ様です」で書き出すことが多いですが、英語のメールも挨拶で始める場合がほとんどです。

次の例文はどれも「ご健勝のことと存じます」「お元気でお過ごしでしょうか」という意味の挨拶文です。

Hello. I hope you are well.

I hope this email finds you well.

I hope you are having a great week so far.

また、前項で述べた“Hello Mr.Pinol”のように宛名に挨拶文を含めることもしばしばあります。

メールの用件を明確に伝える

宛名と挨拶を書いたらいよいよ本題。メールの最大のポイントは用件です。

「誰宛にどんな内容を伝えたいのか」が必ず分かるように、なぜこのメールを書いているのか、用件は何か(お礼、返信、催促、相談など)を明確にさせましょう。

I am reaching out about…
I’m getting back to you on…
〜の件についてご連絡を差し上げています

I would like to get your advice on…
〜の件についてご意見を伺いたいのですが

As we discussed…
以前の話し合いの通り、

次のアクションに繋げる

メールを書いている目的を伝えたら、相手に期待するアクションを明確にさせましょう。

返信(確認の連絡や承認)が欲しいのか、業務をおこなってほしいのか、質問に対する回答が欲しいのかなど、メールの読み手に期待する行動を伝えましょう。

ここがうやむやになってしまうと、メールが読まれたとしても次のアクションがとられず、仕事が滞る原因になるかもしれません。

Please reply to this email for your confirmation.
確認のためこのメールにご返信くださるようお願いいたします

I will wait for your response.
ご返信お待ちしております

Could you verify with your team and let me know as soon as possible?
チームと確認をとり次第お知らせお願いできますか

Please give me a few candidate dates for the next meeting.
次のミーティングの希望日をいくつかご連絡ください

Please share the data with us.
データの共有をお願いいたします

③結び

ビジネスメールでは必ず結びの言葉を入れましょう。

英語には敬語が無いというのは間違いで、書き方によっては十分に丁寧さや相手に対する敬意を表すことができます。

基本の“Sincerely, / Best Regards,”

日本語で「敬具」や「何卒よろしくお願いいたします」にあたるのが“Sincerely,”や“Best Regards,”です。

この2つさえ覚えておけば英語のメールの結びで失敗することは無いといっていいでしょう。

必ずカンマを入れて改行してから自分の名前を書きます。

Sincerely, 
Christopher Pinol
(“Sincereley”は「心から」「真心を込めて」という意味)

Best Regards,
Courtney Mackenzie
(“Regards”は「敬意」や「心遣い」という意味)

感謝で結ぶ

いつも同じ結び方をしていると機械的な印象を与えてしまうのではと感じる場合「感謝の気持を込めて」結ぶ方法もおすすめです。

Thank you,
Christopher Pinol

With appreciation,
Courtney Mackenzie
(“appreciation”は「感謝の念」という意味)

カジュアルな結び

親しい同僚や信頼関係にあるビジネスパートナーとのメールであれば次のようなカジュアルな表現を使うこともできます。

Thanks, 
Christopher Pinol
(“Thank you”よりカジュアルに聞こえる)

See you soon,
Courtney Mackenzie
(仕事場などで顔を合わせる予定がある場合)

Cheers,
Elton Humphrey
(主にイギリス英語で挨拶全般に使われる)

その他にも“Adios”(スペイン語で「さようなら」)や“Ciao”(イタリア語で「さようなら」または「こんにちは)など、別言語の挨拶で職場のくだけた雰囲気をメールに含めることもよくあります。

④署名

日常的にやりとりをしていたりお互いよく知っている相手とのメールであれば、結びの言葉と名前で十分。

しかし、取引先や顧客など重要なビジネスパートナーとのメールには正式な署名を入れることが好ましいです。

相手に対して自分の連絡先や所属している部署などを明らかにすることができるほか、メール以外の連絡手段に必要な情報を伝えることができるのでよりスムーズなコミュニケーションを可能にします。

次のテンプレートを参考に自分の署名を作成し、必要に応じてメールに挿入できるよう保存しておくことをおすすめします。

Sincerely, ←結びの言葉
(電子署名) ※ある場合
Christopher Pinol ←自分の名前をフルネームで
Assistant Director, ABZ Pictures ←役職, 会社名
(+81) XXX XXX XXX ←電話番号 ※必要に応じて国番号を含める
ch.pinol@abzpictures.sample ←メールアドレス

書き方と一緒に覚えたい!英語メールの注意点

忍者
英語で書くメールの構成が分かったので早速書いてみたいと思います。「まだまだ暑い日が続きますが…」
uzla
ちょっと待った!構成が守れていても日本語で手紙を書く感覚で書くのは危険かも。英語でメールを書く時の主な注意点を説明しますね。

注意点1:用件が伝わらない件名はNG

あなたのメールを受信した人のメールボックスを想像してみましょう。

他のメールと並んで目に入るのはあなたが書いたメールの件名です。用件がいまいち分からない長々とした文章が件名にあると重要度が低いと判断され、読むのを後回しにされてしまう可能性があります。

英語のビジネスメールでは簡潔さが好まれるので、件名は短く且つメールの内容が端的に分かるようなものにする必要があります。

“the”や“a”などの冠詞も省くのが普通です。

用件に応じて使い分けられるように次の件名を参考にしてみてください。

(ミーティングやアポイントメントの設定を依頼するメールの件名例)

Request for an Appointment
「アポイントメントの依頼」

Meeting Request
「ミーティング設定のお願い」

Request to meet on Thursday
「木曜日にお会いできませんか」

(問い合わせや質問メールの件名例)

Inquiry about Our Next Project
「次のプロジェクトについての問い合わせ」

Enquiry about Your Service ※主にイギリス英語で使われる
「御社サービスについての質問」

Regarding the Timelines
「今後の予定について」

(新しいプロジェクトなどの提案するメールの件名例)

Proposal for Next Year
「来年の(プロジェクトなどの)提案」

Proposal for Annual Event
「毎年恒例イベントについての提案」

よくある失敗の一つとして件名の書き忘れがあります。

ビジネスの世界で無題メールはご法度。件名を後回しにせず最初に書く習慣を付けましょう。

無題メールだけでなく、件名が“Hi”や“read this!!”など、あまりにも短かったり文中に“!”などの記号が含まれていると、送信先でSPAMメールとして振り分けられる可能性が高まります。

メール環境のセキュリティ対策が厳しい職場が多い中、メールが確実に届き開封してもらえるように意識して件名を作成しましょう。

注意点2:英文ビジネスメールは英作文の力試しではない

英語のメールは簡潔さが重視されるということはこれまで何度か述べてきました。つまり、用件さえ読み手に伝われば、英作文の出来栄えはそこまで重要ではないともいえます。

日本式のビジネスでは、手紙やメールの書き出しに「平素は格別のご高配を賜り…」のような慣用的な挨拶文や「毎日暑い日が続きますが…」など季節を話題にした文句がしばしば使われます。

しかし、英語のメールでこのような文言を翻訳して書こうとしても、その努力はあまり報われないかもしれません。

業務連絡を目的としたビジネスメールは、詩的な作文や難解な文章を披露するためにあるのではなく、あくまでも用件を伝えるための手段です。したがって、なるべく簡単に内容が把握できるメールがビジネスの世界では好まれます。

自分の英語力に自信が無くても、用件さえ伝えることができれば仕事の本来の目的は果たすことができます。

敢えて難しい表現や見栄えのいい言葉を探して時間をかけるよりも、分かりやすい言葉ではっきりと内容を述べたほうが失敗はないといえるでしょう。

注意点3:丁寧さを意識してメールを書く

親しい同僚などとのやりとりは除いて、ビジネスメールには丁寧で礼儀正しいコミュニケーションを用いるのが基本です。

特に何かを依頼したり質問したりするとき、相手にとって失礼にならないように言葉遣いや表現に注意を払うのは当然

何かをお願いするときは“Please”を使ったり“Can you~?”の代わりに “Could you~?”を使ったりして、お互い気持ちよく仕事ができるようにメールの読み手の気持ちを想像した言葉選びをすることが大切です。

また、メールは書き言葉を用いるのが基本ですから“wanna”(want toの略)や“gonna”(going toの略) などの通常話し言葉でしか使わない英語は避けましょう。

スペル間違いなど事前に少し調べれば直せる誤りもできるだけ無いようにします。

仕事をしていく上で、メールの文面は相手が受ける印象を左右することを忘れないようにしましょう。

ビジネスでそのまま使える!英語メールの定型文!

忍者
英語のビジネスメール特有の書き方があるんですね!ところで、覚えておくと使える定型文みたいなものもあるんですか?[
uzla
もちろんあります!毎回悩むことなく英語のビジネスメールがスムーズに書けるようにいくつか覚えておきましょう

【挨拶編】英語メールの定型文

英語で「お世話になっております」を直接翻訳できるフレーズは存在しませんが、同じような意味合いでメールの書き出しによく使われるフレーズはあります。

Hello. I hope this email finds you well.
こんにちは。お元気にしていらっしゃることと存じます。

Hello Mr.Pinol. I hope everything is well.
ピノールさん、こんにちは。全て順調でしょうか。

しばらくぶりに連絡する相手には「ご無沙汰しております」という挨拶を使ってみましょう。

Hello. Long time no talk. How have you been?
こんにちは、お久しぶりです。お元気ですか。

It’s been a long time since our last meeting. I hope everything is well.
前回のミーティング以来ご無沙汰しています。いかがお過ごしでしょうか。

面識のない相手に初めてメールを送る場合は、メールで「初めまして」の挨拶を。

その際、自己紹介や相手の連絡先を手に入れた経緯を簡単に説明できることが望ましいです。

Hello. My name is Courtney Mackenzie and I work in marketing.
はじめまして。マーケティング部のコートニー・マッケンジーと申します。

I am writing this email because I was referred to you by Mr.Pinol of ABZ Pictures.
ABZ社のピノール氏のご紹介で連絡差し上げました。

【お礼編】英語メールの定型文

ビジネスに欠かせないお礼のメール。誰もが知っている“Thank you”を更に丁寧に伝えてみましょう。

Thank you very much for your time.
お時間をいただきありがとうございました。

Thank you for visiting us yesterday regarding the project.
昨日はプロジェクトのために弊社までわざわざお越しいただきありがとうございました。

仕事でビジネスパートナーや同僚に助けられたときは特別に感謝の気持ちを表しましょう。

Thank you for all your assistance. I appreciate it.
お力添えいただきありがとうございます。感謝いたします

You have really helped me out. Thanks so much!
君のおかげで助かったよ。ありがとう!

返信が早かったり、依頼した業務などに対して相手が素早い対応をしてくれた場合は次のようなフレーズを使うことができます。

Thank you for your prompt reply.
早速のご返信ありがとうございます。

Thanks for your quick response.
素早い対応ありがとう。

【謝罪編】英語メールの定型文

英語のメールで謝罪する場合、“sorry”に並んで“apologize”(詫びる)または“apology”(お詫び)という英語が多く使われます。

We are sorry for the inconvenience.
ご迷惑おかけしてすみません

Please accept our apologies for the late reply.
返信が遅くなり誠に申し訳ありません

My apologies.
すみません

【催促編】英語メールの定型文

依頼している件などについてメールで催促するときは次のような表現を使うことができます。

Could you please update me on the issue?
この件について進捗報告をしていただけますか

How is the project going?
プロジェクトはどうなっていますか

I was wondering if you had received my email?
先日お送りしたメールはお読みになられたでしょうか

【返信編】英語メールの定型文

場合によっては同じ相手や用件について複数のメールをやりとりをすることもあるかもしれません。

自然な会話の流れを生み出して、相手とのメールのキャッチボールをスムーズに行えるようにしましょう。

Thanks for your response.
Thank you for responding/answering.
お返事いただきありがとうございます

I look forward to hearing from you.
お返事お待ちしております

I will wait for your reply.
お返事待っています

【その他】英語メールの定型文

他にも英語のビジネスメールでそのまま使える定型文をいくつかご紹介します。

承知いたしました
That would be fine.
I understood.
Sure thing.
Noted.(比較的カジュアルな表現)

少し時間をください
Could you wait for a few days while I verify with our higher-ups please?
上の者と確認をしますので数日ほどお待ちいただけますか

Would it possible for your to wait until tomorrow so I can double check?
再度確認したいので明日までお待ちいただくことは可能でしょうか

問題ありません
That’s absolutely fine.
Happy to help.
No problem.

添付資料をご確認ください
Please find the attached files.
See the attachments.

何かありましたらご連絡ください
Let me know if you have anything.
Feel free to contact me for any further information.

 

こんな時どうする?英語メールの悩みを解決!

忍者
相手の名前が分からないとき宛名はどうすればいいのでしょうか?[
uzla
宛名を特定できるのは理想ですが、そうでないケースも多いはず。困った時の解決策をお教えします。

相手の名前が分からない時

ビジネスパートナーの名前はできるだけきちんと書くことが基本。

組織図を公表している会社は多くありますし、人に聞いたりして調べれば分かる場合も多くあります。

それでも分からない場合には以下の呼称を使うようにしましょう。

メールの送信先が不特定多数であったり個人名を特定できない場合は「関係各位」にあたる“To Whom It May Concern”を使うことができます。

あえて宛名を書かずに、“Hello,”などの挨拶文だけでメールを書くこともありますし “Dear Sir or Madam”のように敬称だけを書いて宛名にすることも。

役職や担当部署が分かっている場合は“Dear Hiring Manager”(採用担当者様)や“Dear Customer Service”(カスタマーサービス御中)とすることもできます。

名前は分かるが相手の性別が分からない時

メールを送る相手の名前は分かるが、性別が分からないため敬称を “Sir”にするか“Madam”にするか迷うことがあるかもしれません。

TaylorやCharlieのように男女兼用の名前も多く存在します。

敬称に迷ったら、そもそも付けないというのも失敗を防ぐ手の一つです。

呼び捨てすることに抵抗を感じるかもしれませんが、英語の場合“Dear Chritopher Pinol”のようにフルネームで名前を書くことはフォーマルな印象を与えます。

不適切な敬称を付けて相手に不快な思いをさせるよりは、フルネームをスペルを間違えることなくしっかり書いたほうが誠実さが表れるといえるでしょう。

何度送っても返信がこない時

メールはリアルタイムのコミュニケーションではないので、返信が欲しいときに限って音信不通になってしまうこともあるはずです。

気軽な付き合いがある仲であれば電話をして「メールの件だけど」と催促することができるかもしれませんが、そうでない場合も多くあります。

また、面識がなければ電話で話したことも無い相手とのやりとりであれば、返信を催促することに躊躇してしまいますよね。

何度送っても返信がこないときは、同じ用件のメールを再度送るということもできますが、似たような内容のメールが複数あるとかえって相手を混乱させてしまうこともあります。

以前にメールを送っているという証拠の意味でも、送信日時が記録されている送信済みメールを再送するのも手段の一つです。

その際、

I was wondering if you had seen this email?
(以下のメールを送ったのですがご確認いただけたでしょうか)

など簡単な一言を付けてみましょう。

また、件名に【URGENT】(緊急)などの注意書きを付けると送り先のメールボックス内でメールを目立たせることができます。

しかし、大文字表記の英単語はかなりの強調の意味を含むので、本当の緊急事態や重要事項でない限り使用はなるべく避けたほうがいいです。

英語のメールの書き方をマスターしよう!

英語のメールの書き方と構成、使えるフレーズを紹介しました。

はじめのうちは相手との距離感をつかんだり用件をうまく伝えられるか戸惑うこともあるもしれませんが、定型文をうまく使いながらメールの用件をシンプルに伝える練習をしていけばすぐに慣れるはずです。

英語のメールの書き方をマスターして、ビジネスにどんどん活用していってください。

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